영어이메일 작성 Tip! - 나의 비즈니스 커리어

안녕하세요~

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실생활에서 바로 쓸 수 있는 살아있는 영어 표현을 찾고 계신가요?

그렇다면 오늘 포스트에서 실생활에서 사용할 수 있는 표현들을 여럿 배워 가실 수 있으실 텐데요.

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요새는 글로벌 시대라는 표현이 무색해 질 정도로 국경과 관계없이 기업과 기업이 협업을 하고 있는데요.

그렇게 기업 간의 비즈니스가 원활히 진행되는 데는 열심히 일하고 계시는 우리 학습자분들의 노고 덕이겠지요.

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해외기업의 직원, 혹은 한국에 파견근무하는 외국인과 컨택해서 업무를 진행을 할 때는 대부분 영어를 써야 하는데요.

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그리고 문의나 답변을 하는 경우, 그렇게 급한 건이 아니라면 대부분은 이메일을 통해 일을 하게 되죠.

한창 진행 중인 프로젝트가 있다면 영어이메일을 정말 자주 작성할 일이 많겠네요.

 

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매너있는 영어이메일 작성법, 아시나요?

 

제목에서 봐서 아시겠지만, 이번 포스트에서 다룰 주제는 비즈니스 영어이메일 작성법인데요.

특히 집중해서 다룰 내용은 비즈니스 이메일 작성시 지켜야 할 예절입니다.

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어딜 가든 기본예의를 지키는 것이 중요한 것은 기본이잖아요?

하물며 중요한 업무를 논하게 되는 격식있는 자리에서는 평소보다 더 신경을 써야 하죠.

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고의로 예의를 지키지 않겠다고 마음을 먹고 이메일을 작성하는 분은 없겠지만

나름 신경을 써서 작성한 이메일을 받은 상대방이 다소 불편함을 느끼는 상황이 발생할 가능성은 있으니까요.

 

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비즈니스 이메일은 요구하는 기본 양식은 지켜서 써야 합니다.

 

이제부터 비즈니스 이메일을 쓸 때 주의점을 알려 드릴 텐데요.

듣고 나면 당연하게 지켜야 할 점들이지만, 확실히 인식하고 있지 않으면 놓치기 쉬운 이메일 작성 예절들을 배워볼 거예요.

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포스트를 통해 알려드리는 기본 이메일 예절을 하나하나 잘 보시고 난 후에는

여러분이 이메일을 좀 더 산뜻하게 업그레이드해서 작성할 수 있을 거예요.

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그럼 이제부터 우리의 영어이메일의 품격을 올려줄 유용한 팁들을 알려드리겠습니다.

 

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Include a clear subject line.

제목은 간결하고 명확하게 쓰세요.

 

이메일을 받는 상대방은 제목부터 바로 읽게 됩니다.

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그리고 다시 한번 상기하자면, 우리는 비즈니스 영어이메일을 쓰는 거죠?

원활한 업무 처리를 위해 이메일로 소통을 하는 상황이니, 이메일 제목에 어떤 업무에 관련된 것인지 용건을 명확히 적어줘야 합니다.

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많은 분이 이메일 제목에 인사를 적기도 하는데요. 이 방법이 옳지 못하다는 건 아닙니다.

하지만 이메일 제목에는 이메일을 쓰게 된 목적, 즉 업무를 명시해주는 쪽이 한층 더 프로페셔널한 느낌을 주죠.

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그리고 메일을 열기 전에 내용을 미리 짐작할 수 있으니, 상대방이 나의 용건을 더 빨리 캐치할 수 있어요.

이것이야 말로 윈윈 win-win situation이죠. 속담으로 말하자면 누이 좋고 매부 좋다는 표현이 이 상황에 들어맞겠네요.

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Salutation, First.

인사부터 하세요.

 

이메일의 시작은 인사, 인사입니다. (정말 중요합니다)

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그리고 명색이 비즈니스 영어이메일인데 너무 캐주얼한 Hi같은 인삿말은 피하는 게 좋겠지요?

Hello로 시작한 다음 메일 수신인의 이름을 언급해 주세요.

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다만 수신인의 이름을 쓸 때 주의하실 점이 있습니다.

서로 격식을 갖춰야 하는 사이, 다시 말해서 편한 사이가 아닐 경우에는 성Family Name으로 불러 주세요.

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우리의 메일을 받을 사람은 Thomas Smith라는 인물로 설정하고 연습해 볼게요.

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- Hello, Mr. Smith.

- 안녕하세요, Smith 씨.

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메일 수신인과 어느 정도 친분이 있어 이름을 부르는 사이라면 성을 제외한 이름 First Name을 불러도 괜찮습니다.

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- Hello, Thomas.

- 잘 지냈나요, Thomas.

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그리고 메일 수신인과 철저한 비즈니스 관계이며 계약 건에 대해서 무겁고 진지한 메일을 보내야 할 때는 Hello대신 아래처럼 써주세요.

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- Dear Peter

- Peter씨 보세요

 

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Use paragraphs. Mind the lenght of your writing.

문단을 나눠서 쓰세요. 그리고 너무 길게 쓰지 마세요.

 

읽기 좋은 글이 좋은 비즈니스 이메일 글이 되겠지요.

문단이 나누어지지 않은 글, 그리고 너무 긴 글은 좋은 영어이메일이 될 수 없습니다.

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제대로 문단이 나눠져 있으며 길이가 적당한 이메일을 쓰고 싶으세요?

그렇다면 단 한번에 작성해서 메일을 보내기 보다는 미리 짧게 초고 이메일을 작성한 다음, 필요한 말을 덧붙여서 완성해 보세요.

 

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마지막은 Regards, Sincerely 나의 이름.

이렇게 마무리 해주세요.

 

메일 작성자인 나의 인사를 빠뜨리면 안되겠죠?

정중한 표현인 Regerds, sincerely를 쓰고 나의 이름을 덧붙여 주세요.

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간단하죠? 저 위 사진의 손처럼 빠르게 쓰고 마무리하시면 됩니다.

 

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그럼 마지막으로 영어이메일 샘플을 한번 살펴보도록 할께요.

미팅 후 업체에게 계약서를 보냈지만 그 후로 아무런 소식이 없어서 발빠른 대응을 정중하게 요청하는 내용의 비즈니스 이메일입니다.

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(제목)

Subject : Business Reminder Email

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(수신인에게 인사)

Dear Parker,

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(본문)

This email is a reminder in regards to the business contract that we had sent you 3rd of November 2020.

There has been no reply since we have sent the business contract.

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We had a business meeting on 28th of October 2020. You had asked us to prepare the contract and mail it to you.

So we have done accordingly but there has been no response from your end. We would require you to sign the contract and mail it back to us.

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We would appreciate it if you could get back to us as soon as possible and inform whether you are fine with conditions in the contract.

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(마무리)

Regards,

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(나의 이름)

Earnest Simpson

 

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